Veliki broj starih predmeta predstavlja veliki izazov za srpske sudove. Ubrzanje sudskih postupaka, a samim tim i veća efikasnost sudskog sistema zavisi od više faktora, a među najvažnijim su dobro upravljanje predmetima i komunikacija sa strankama. Kako bi se ovaj process pojednostavio USAID-ov Program podele vlasti uveo je inovativni način komunikacije sa strankama – elektronsku razmenu dokumenata – revolucionarni servis koji omogućava sudovima i drugim učesnicima u sudskim postupcima da trenutno i bezbedno razmenjuju dokumenta putem elektronske pošte.

"Cilj ovakve komunikacije je da se strankama omogući brži i jednostavniji pristup sudu. Advokati mogu u svakom trenutku komunicirati sa sudom, bez obzira da li je vikend ili je praznik, danju ili noću, ne moraju  dolaziti u sud, ne moraju odlaziti u poštu", objasnila je Rozalija Tumbas, vršilac funkcije predsednika Osnovnog suda u Subotici.

Elektronska razmena dokumenata ne samo da je povećala efikasnost, već je i doprinela velikoj uštedi sredstava sudova kao i ostalih učesnika u sudskim postupcima.  Brža razmena zvaničnih dokumenata dovodi do uštede kroz manje korišćenje papira i usluga pošte, a brža komunikacija smanjuje dužinu trajanja i troškove svakog pojedinačnog postupka. Ovo je stvaran i konkretan napredak koji se može meriti u danima i novcu.

Takođe, poboljšana blagovremenost u razmeni informacija dovodi do veće transparentnosti. Advokati koji sarađuju sa Osnovnim sudovima u Subotici i Užicu i Privrednim sudom u Zaječaru, mogli su putem veb portal lako da provere sve informacije koje su razmenili sa sudovima.

"Kada sam dobio ovu priliku bio sam izuzetno zadovoljan zbog toga i hteo sam da što pre  krenemo.  Verovatno su tako i moje kolege mislile i zato smo krenuli brzo u realizaciju", objasnio je subotički advokat Nenad Vuletić.

U pilot-projektu USAID-ovog Programa podele vlasti učestvuju tri suda. Tokom marta i aprila ove godine USAID im je pomogao da reorganizuju svoj način rada kako bi se između sudova i advokata ostvarila zakonita, efikasna i bezbedna elektronska komunikacija. Radi lakšeg uvođenja ove novine, tri suda su sa malom grupom zainteresovanih advokata potpisala protokol o saradnji. Ova nova rešenja u velikoj meri olakšavaju rad, ali i štede novac sudovima i advokatima.

U saradnji sa Vrhovnim kasacionim sudom i Ministarstvom pravde, stručnjaci USAID-a su proučili pravni okvir za upotrebu elektronske komunikacije i razvili procesne i tehničke smernice za razmenu dokumenata i sudskih poziva elektronskom poštom. Sve transakcije se overavaju elektronskim potpisom i sigurnim vremenskim žigom koji obezbeđuje Pošta Srbije.  

Što više advokata i sudova bude prepoznalo dobrobiti elektronske razmene informacija, njena primena će u skladu sa tim i rasti. Dugoročno, elektronska razmena dokumenata smanjuje troškove štampe, a dostupnost dokumenata na taj način pomoćiće sudovima da obrađuju dokumenta brže i smanje vreme trajanja postupka.

"Očekujem da će sve više advokata i sudova preći na ovu vrstu komunikacije", smatra Brajan Ledjuk, direktor USAID-ovog Programa podele vlasti.

Pored uvođenja elektronske razmene dokumenata, Osnovni sudovi u Subotici i Užicu su i ranije  intenzivno sarađivali sa USAID-ovim Programom vlasti. Oni su dva od deset partnerskih sudova koji sa velikim uspehom sprovode Program za smanjenje broja starih predmeta, na kome se zasniva Jedinstveni program rešavanja starih predmeta koji je ove godine usvojio Vrhovni kasacioni sud.